Máquina expendedora de café para oficina: coste y amortización

Una máquina expendedora de café para oficina cuesta 3.600 a 4.000 $ directo de fábrica, no necesita toma de agua y guarda 100 vasos por recarga. Con 15 bebidas al día a 2,50 $ y un coste de polvo de unos 0,35 $ por vaso, se paga sola en algo menos de cuatro meses. La Boost Smart Beverage Bar prepara más de 40 combinaciones calientes, con hielo o del tiempo a partir de seis depósitos de polvo, así que sustituye a la vez a la cafetera de cápsulas, al hervidor de té y a la máquina de refrescos.

El único requisito de instalación que se puede complicar es eléctrico, y lo tratamos más abajo porque es donde se equivoca la mayoría de compradores. El resto de esta guía son números: coste por vaso, plantilla mínima para que salga la cuenta y cómo queda frente a las cápsulas, a una cafetera de bar con alguien detrás y a un contrato de renting mensual. Las fotos, la ficha técnica y la calculadora están en la página de la máquina expendedora de café.

Lo que pregunta un responsable de oficina antes de mirar el precio

Las oficinas descartan máquinas por motivos aburridos, no comerciales. En cuanto entras a hablar con quien gestiona el edificio, las tres preguntas llegan siempre en el mismo orden.

• ¿Hay que picar para el agua? Si la respuesta es sí, la máquina está muerta en una planta alquilada. La Boost mezcla desde depósitos integrados, así que la respuesta es no y no hace falta permiso de obra.
• ¿Qué consume? Aquí está la trampa de verdad, y tiene su propio apartado.
• ¿Cuánto suelo ocupa? 65 × 67 cm y 1,75 m de alto. Cabe en el hueco donde hoy tienes un archivador.

Fíjate en lo que no pregunta nadie: la calidad del extracto. En una oficina el café se pide a las 9:15 y a las 16:00, y lo que decide si la máquina se usa es que no haya cola y que haya algo para quien no toma café. La amplitud de carta pesa más que la crema.

El detalle eléctrico que decide la instalación

Esta es la cifra que conviene mirar antes de firmar nada. La Boost declara 2.650 W. A 220 V, que es el estándar en España y en la mayor parte de Latinoamérica, eso son unos 12 A y cualquier circuito normal de oficina lo lleva sin pestañear. A 110 V la misma máquina pide 24 A, y un circuito estándar norteamericano de 15 o 20 A no lo aguanta.

Traducido a compradores reales: si instalas en México o en cualquier zona de Latinoamérica que trabaje a 110 o 127 V, necesitas la versión de 220 V o una línea dedicada hasta el punto donde va la máquina. Es una conversación de cinco minutos cuando pides presupuesto y una factura de electricista cuando la máquina ya está en la recepción. El voltaje se elige en producción, no después.

Cuánto cuesta cada vaso y cuánto puedes cobrar

Preparar una bebida en polvo cuesta entre 0,20 y 0,50 $ según lo que cargues en el depósito, y ese mismo vaso se vende entre 2 y 5 $ en un local abierto al público. En una oficina no hace falta llegar a precio de cafetería. Con 1 a 2,50 $ por bebida cubres el consumible de sobra, filtras el consumo por capricho y la plantilla lo sigue viendo como una ventaja.

Hay una diferencia importante frente al vending de snacks: el polvo no caduca en la estantería. Una máquina de barritas y sándwiches pierde producto cuando el pasillo baja de tránsito. Un depósito de café a medio consumir sigue igual el mes que viene, y en oficinas con puentes, agosto y vacaciones esa propiedad vale más de lo que parece sobre el papel.

Cuántos empleados hacen falta para que salga la cuenta

Quince bebidas al día es el número alrededor del cual conviene diseñar. Por debajo la máquina sigue funcionando, pero tarda más en devolver la inversión. La tabla usa un precio de 2,50 $ por bebida, 0,35 $ de polvo y un equipo de 3.800 $, el punto medio del rango de fábrica.

Por debajo de 40 personas la máquina se sostiene mejor si la pones donde la comparte más gente: un vestíbulo, una planta de coworking o un pasillo con varios inquilinos. Y si el café es gratis para la plantilla, multiplica el volumen por dos o tres y planifica las recargas en consecuencia, porque los 100 vasos que duraban una semana pasan a durar dos o tres días.

A partir de 250 personas o de dos plantas, el reparto importa más que el modelo. Una máquina a dos pisos de distancia se usa como si estuviera en otro edificio.

Contra qué compites de verdad: cápsulas, barra, catering y renting

Ninguna oficina compara esta máquina con otra máquina de vending. La comparación real es contra lo que ya tiene en la cocina o contra el contrato que le ofrece un proveedor de café. Estas son las cuatro opciones sobre la mesa.

Seamos justos con cada formato. Para ocho personas, una máquina de cápsulas es la respuesta correcta y no necesitas nada más. Una barra con barista tiene sentido si la oficina recibe clientes a diario y quieres que alguien los atienda. El renting resuelve el problema sin desembolso, que es exactamente lo que busca quien no quiere tocar el presupuesto de inversión.

La aritmética del renting es la que suele decidir. Con una cuota tipo de 200 $ al mes, una máquina de 3.800 $ comprada de fábrica se iguala al mes 19 y a partir de ahí ya no pagas cuota. Alrededor de año y medio es el umbral que conviene tener en la cabeza: por debajo de ese horizonte alquilar es razonable, por encima estás pagando dos veces la misma máquina.

Los seis depósitos: tres cafés, un chocolate, un té y un zumo

Esta es la decisión que más compradores pasan por alto y más lamentan después. Seis depósitos parecen muchos hasta que te das cuenta de que una oficina no quiere seis cafés. El reparto que aguanta una jornada completa es aproximadamente tres variantes de café, un chocolate, un té o matcha y un zumo en polvo para quien no toma cafeína después de comer.

Ese último depósito es justo el que todo el mundo recorta primero, y es el que convierte una máquina que usa el equipo comercial en una máquina que usa toda la planta. Cambiar un depósito lleva minutos y el menú táctil se actualiza solo, así que una carta mal elegida se arregla en la siguiente recarga. Pero el pedido inicial marca la costumbre de los primeros meses, y las costumbres cuestan de mover.

De dónde sale el precio de 3.600 a 4.000 $

Ese rango es EXW Guangzhou, de la fábrica que monta la máquina. Un distribuidor que compra el mismo equipo y lo revende en tu mercado añade su margen, su almacén y su riesgo, y así es como una máquina de 3.800 $ acaba costando 6.000 $ con un catálogo más bonito. Dentro del armario no cambia nada. La lógica completa está en la guía de cuánto cuesta una máquina expendedora.

Comprar de fábrica también cambia qué se decide y cuándo. El voltaje, la carta de bebidas, el idioma de la pantalla y tu logotipo en el frontal se fijan antes de producir, no se apañan después de la entrega. El plazo habitual es de 3 a 5 semanas. Y cuando llamas por una avería, hablas con el equipo que armó la unidad.

Si la oficina tiene gimnasio o una cultura muy orientada al bienestar, el mismo chasis existe en versión máquina de batidos de proteínas, con los mismos seis depósitos y el mismo precio. El resto del catálogo con precios de fábrica está en la página de máquinas expendedoras, y si quieres que revisemos tu plantilla y tu voltaje antes de cotizar, escríbenos desde la página de contacto.